1. Назначение программы
Программа «Баланс 2: Файловый архив электронных документов» (сокращенное наименование - Баланс-2: ФАЭД) представляет собой файловый менеджер, специализированный для работы с оригиналами файлов электронных документов.
Программа предоставляет возможность определять типы и извлекать метаданные 500+ типов формализованных XML-файлов электронных документов, а также просматривать свойства и проверять подписи формализованных и неформализованных электронных документов, хранящихся в виде файлов на диске пользователя. Обычно такие файлы документов, их электронных подписей и подтверждающих их обмен электронных документов хранятся в виде иерархических папок на диске, что и является файловым архивом электронных документов.
Хранение электронных документов в виде файлов минимизирует зависимость от внешнего программного обеспечения и программного окружения.
Программа Баланс-2: ФАЭД позволяет просматривать как документы отчетности в ФНС, СФР, Росстат, более ранние в ФСС и ПФР, ФСРАР, требования и ответы на требования налоговых органов о предоставлении информации, а также первичные документы бухгалтерского учета, документы с контрагентами, и прочими служебными документами с электронными подписями (ЭП).
Программой предоставляется возможность углубленной проверки ЭП отдельного электронного документа, проверки целостности комплектов формализованных документов, возможность подписывать документы ЭП различных видов.
Программа Баланс-2: ФАЭД устанавливается из единого дистрибутива установки и обновления программы "Баланс-2W", поскольку использует общие справочники и программные компоненты. Это обеспечивает возможность полнофункциональной работы в Б2: ФАЭД с файлами новой XML-версии электронного документа сразу после ее реализации в программе подготовки отчетности «Баланс-2W».
1.1 Дополнительное программное обеспечение
Обязательное дополнительное программное обеспечение
- Криптопровайдер Крипто ПРО CSP или VipNet CSP – сертифицированный криптопровайдер для работы с усиленными электронными подписями.
- КриптоАРМ 5 – программа предоставляет библиотеку функций для быстрой проверки и отображения сведений об электронных подписях, а также для формирования электронных подписей в программе. Если пользователь Б2: ФАЭД не планирует в программе подписывать электронной подписью документы, то достаточно установить нелицензионную (бесплатную) версию программы КриптоАРМ 5, предоставляющую возможность проверять ГОСТ-овые электронные подписи.
Установка сертификатов.
Если подписывать какие-либо документы своей подписью не планируется, то установка личных сертификатов не обязательна, но для обеспечения корректности цепочек доверия к электронным подписям контрагентов рекомендуем устанавливать и обновлять сертификаты аккредитованных и головного УЦ. Для этого можно использовать такие сервисы как https://install.kontur.ru/diadoc.
Необязательное дополнительное программное обеспечение
КриптоАРМ 6 – новая версия программы КриптоАРМ используется для просмотра расширенного состава свойств CADES-A электронных подписей для их долговременного хранения, а также для формирования таких электронных подписей в программе.
2. Краткое описание возможностей
2.1 Создание архива электронных документов
Создать файловый архив можно, выполнив или периодически выполняя сохранение (или экспорт) электронных документов в виде файлов из программ операторов ЭДО, из которых производилась их отправка в контролирующий орган или обмен с контрагентом. Выгрузка документов выполняется из пункта меню «Контур – Групповая выгрузка документов из Диадок…».
Выгрузка документов из Диадок предназначена для сохранения в файлах на диске пользователя документов Диадок вместе с файлами их электронных подписей и, возможно, технологическими документами. Среди последних, можно выделить Подтверждение оператором электронного документооборота даты отправки счета-фактуры, являющегося обязательным для юридической значимости данного документа. По окончанию процесса выгрузки документов можно сформировать опись выгруженных документов.
2.2 Просмотр комплектов документов налоговой и бухгалтерской отчетности и документов между контрагентами
Программа позволяет просматривать документы между контрагентами, такие как счета-фактуры, УПД, акты приемки-сдачи работ и другие, а также договоры, акты сверки и другие документы В2В.
Для просмотра комплекта документов по документообороту необходимо выбрать папку, в которой размещены эти документы. В выбранной папке пользователю будет представлен полный документооборот по соответствующему документу, при этом для каждого документа будет определено назначение файла.
В представленном списке файлов для наглядности желтым цветом фона программой выделен первичный документ бухгалтерского учета, а зеленым – итоговые документы, подтверждающие успешность окончания документооборота, такие как квитанция о приеме документа в ФНС, извещение о вводе в информационную систему (для документов отчетности в ФНС РФ), протокол передачи документа. Не выделены отдельным цветом фона промежуточные документы документооборота.
Если в документообороте присутствует файл печатной копии электронного документа (pdf-файл), то отобразится этот файл. Если такой файл отсутствует, то при попытке просмотра оригинала документа программа предложит сформировать печатную копию электронного документа, на которой будут отображены сведения об электронных подписях документа. Такие pdf-копии электронных документов достаточно востребованы на практике.
2.3 Просмотр информации об электронной подписи документа
Двойное нажатие мыши на файле электронной подписи позволяет проверить электронную подпись под соответствующим документом. В зависимости от результата выдается сообщение об успешной проверке ЭП или об ошибке.
Просмотр сведений об ЭП включает информацию о лице, подписавшем документ, дате подписания, сведения об организации, выдавшей сертификат ключа ЭП, сроки его действия.
Если ЭП не прошла проверку, можно выполнить экспертизу электронной подписи. Для этого надо воспользоваться меню «Подпись – Экспертиза электронной подписи».
2.4 Проверка целостности комплекта отчетности
Для подтверждения того, что квитанция, подписанная действительной ЭП, подтверждает факт представления в налоговый орган именно присланного документа налоговой или бухгалтерской отчетности, предназначена функция «Проверка целостности комплекта документов», вызываемая из меню «Действия», по “горячей” клавише F8 или нажав иконку 
на панели инструментов. Результатом проверки является протокол, который может быть выведен на печать.
Программа также позволяет выполнить групповую проверку целостности комплекта документов в архивах.
2.5 Другие операции с файлами
Также программа позволяет выполнять:
- просмотр xml-файлов документов, как в утвержденной печатной форме, так и в исходном виде;
- проверку xml-файла по утвержденной xsd-схеме и просмотр схемы, соответствующей файлу данного типа;
- формирование электронной подписи документа, его шифрование и передачу почтовому клиенту;
- определить назначения файлов;
- поиск по всем файлам архива, как по контексту, так и по имени файла, расширенный поиск документов в архиве.
2.6 Файловый архив электронных документов отчетности в СФР
Отчетность в СФР и подтверждающие ее сдачу документы, сохраненные в архиве, включают:
- Электронные документы отчетности;
- Уведомление о доставке отчета;
- Протокол проверки;
- Уведомление о доставке протокола;
- Опись к отчету;
- Опись к уведомлению о доставке отчета;
- Опись к протоколу проверки;
- Приложение к протоколу проверки.
2.7 Поиск документов в архиве
В программе реализованы два режима поиска: обычный и расширенный, см. меню «Файл».
При использовании обычного режима поиска (Ctrl+F) задаются следующие параметры поиска:
- Определяется папка, где выполняется поиск;
- Имя файла или папки с документооборотом;
- Текст в назначении файла;
- Текст в файле;
- Указывается, что искать: файлы и папки или папки с указанными файлами.
В области отображения результатов появится список найденных файлов (папок).
При использовании расширенного поиска (Ctrl + E) можно задать следующие параметры поиска:
- Определить папку поиска;
- Организацию, по которой выполняется поиск;
- Год;
- Контрагент, документы которого надо найти. Если не значение не определено - поиск документов выполняется по всем контрагентам организации;
- Тип документа.
3. Преимущества «Б2: ФАЭД» по сравнению с сервисами операторов ЭДО
- Б2: ФАЭД работает с файлами оригиналов документов, хранящимися на диске пользователя.
- Б2: ФАЭД позволяет осуществлять многопользовательский доступ к папкам файлового архива документов.
- Б2: ФАЭД может работать с файлами формализованных и неформализованных документов, как отчетности в контролирующие органы (B2G), так и документами между контрагентами (B2B), переданных через различные сервисы операторов ЭДО или специализированные сервисы госорганов.
- Многие сервисы и программы операторов ЭДО предъявляют пользователю печатную форму документа, а в качестве подписи отображают сертификат открытого ключа или сведения о нем. Но печатная форма документа – это не сам оригинал исходного документа, который подписан, а сертификат – это не сама электронная подпись. «Б2: ФАЭД» же показывает и исходный документ, и его печатную форму, и электронную подпись, и сертификат, делая более наглядной проверку электронных подписей. В этом процессе «Б2: ФАЭД» использует модули широко известной и сертифицированной программы КриптоАРМ 5.