На рынок выходит Архидок — еще одна система хранения электронных документов для бизнеса

Архидок это сервис хранения электронных документов, разработанный в экосистеме Диадок. Он позволяет компаниям организовать централизованный архив юридически значимых электронных документов и обеспечить их безопасное хранение.

С ростом электронного документооборота бизнес начинает работать с тысячами файлов: счетами фактурами, актами, договорами и универсальными передаточными документами. Со временем возникает необходимость создать структурированный архив, где документы можно быстро найти и при необходимости предоставить для проверки, аудита или судебного разбирательства.

Архидок помогает компании систематизировать электронный архив документов из Диадок и обеспечить хранение документов в удобной и управляемой системе.

Аналитики компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» с оптимизмом встретили появление Архидок, которое, во-первых, еще раз подтверждает актуальность задачи ведения электронного корпоративного архива документов, а во-вторых, позволяет расширить состав предложений программных продуктов по этой задаче нашим продавцам.

Возможности Архидок

Архидок помогает компаниям организовать безопасное и централизованное хранение электронных документов (пока только из Диадок) и снизить риски, связанные с их утратой или разрозненным хранением.

Основные возможности сервиса:

• Хранение документов на серверах компании. Архидок работает по модели on-premises — документы хранятся в инфраструктуре компании, что обеспечивает полный контроль над данными
• Юридически значимые документы Система поддерживает хранение документов вместе с электронной подписью, что позволяет подтверждать их юридическую значимость
• Соответствие требованиям законодательства. Архив электронных документов формируется с учетом требований законодательства РФ, включая Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»
• Централизованный архив документов. Архидок позволяет объединить документы в единую систему хранения и обеспечить удобный доступ сотрудников к архиву
• Контроль доступа сотрудников. Гибкая система управления правами доступа позволяет разграничивать роли пользователей и контролировать работу с документами

Какие документы можно хранить в Архидок

В Архидок могут храниться все те документы, которые были переданы через систему Диадок, такие как:

• Счета фактуры.
• Универсальные передаточные документы (УПД),
• Акты выполненных работ,
• Договоры,
• Другие бухгалтерские документы.

Документы сохраняются вместе с электронной подписью и метаданными, что позволяет подтвердить их юридическую значимость.

Почему важно правильно хранить электронные документы

Электронные документы архива имеют юридическую силу и должны храниться в течение установленного срока. Важно обеспечить:

• Сохранность документов
• Подтверждение действительности электронных подписей
• Быстрый поиск
• Доступность при проверках

Неправильная организация хранения может привести к тому, что компания не сможет предоставить документы по требованию контролирующих органов или суда.

Когда бизнесу особенно нужен архив электронных документов

Использование специализированной системы хранения становится особенно актуальным если:

• Компания активно использует электронный документооборот
• Количество документов ежегодно растет
• Документы необходимо хранить длительное время
• В компании несколько подразделений
• Требуется централизованный доступ к архиву

В таких случаях использование системы хранения позволяет снизить риски потери документов и упростить работу сотрудников с архивом.