Российские компании рискуют потерять юридическую силу кадровых документов из-за неверного хранения

Компания LDM, Ассоциация РОСЭУ и «КриптоПро» опубликовали исследование о хранении электронных кадровых документов. Оказалось, что 75% российских компаний нарушают законодательство, не обеспечивая долгосрочное архивирование, что создаёт юридические риски и будущие расходы.

Опрос охватил 500+ специалистов из 40 компаний (от 100 до 60 000 сотрудников) в отраслях промышленности, ритейла, ИТ и других. Большинство полагается на КЭДО, но эти системы не покрывают архивные требования: проверку подписей, метаданные и процессуальный порядок. Только 25% фирм разбираются в теме; 45% не знают о рисках, 30% игнорируют их. Уже через 3-5 лет российский бизнес столкнется со сложностями при верификации оригиналов, придется оперативно легитимизировать накопленные массивы документов, а это – дополнительные траты.

По мнению исследователей, сейчас документы запрашивают нечасто, в среднем не более 10 раз в год. Но ожидается, что регуляторы в ближайшие годы усилят контроль, и основой этого являются планы Росархива расширить требования к форматам и процедурам установления подлинности, а также управлению электронными архивами.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» предлагает набор решений для корпоративного электронного архива документов, включая и электронные документы кадрового ЭДО. Среди таких решений – это решение на базе файлового архива «Баланс-2: ФАЭД» и решения, использующие современные СУБД – «Баланс-2: Архив ЭДО". Оба решение позволяют хранить скан-копии бумажных документов, документы со сведениями о простых электронных подписях (ПЭП) и оригиналы электронных документов, подписанных КЭП или НЭП, а также поддерживают механизмы обеспечения долгосрочного хранения усиленных электронных подписей на основе обогащения их до формата CAdES-A.

Скан-копии бумажных документов нужно сохранять в файлах формата PDF/A. А для долгосрочного хранения рекомендуем еще их подписать КЭП лица, которое поставило подпись на бумаге. Пусть будет электронная подпись, дополненная штампом времени, хотя бы одной стороны. Конечно, оригиналы таких документов на бумаге пока уничтожать не надо. Очень надеемся, что правила перевода бумажных документов в электронные все-таки когда-то будут приняты. И когда это произойдет, такие электронные копии документов с КЭП будут иметь юридическую силу, а их оригиналы на бумаге уже не нужно будет искать.